Ohjeet Käyttöönotto

Buildlink

Buildlink käyttöönotto

Buildlink palvelusta tiedottaminen

Organisaation ottaessa uuden verkkopalvelun käyttöön tulee asiasta tiedottaa työntekijöitä ja eri sidosryhmiä. Tiedottaminen voidaan hoitaa monella eri tavalla. - kirjeitse, sähköpostilla tai esimerkiksi siten, että käyttäjälle informoidaan kasvotusten asiasta.

Tiedotteessa ja palvelun käyttöönoton aloittamisesta käyttäjää informoidaan seuraavista asioista:

  • Buildlink palvelun tarjoaja
  • Palvelun sisältö
  • Palvelun hyödyt
  • Vaatimukset käytölle
  • Yhteystiedot

Buildlink on virtaviivainen ja helppokäyttöinen palvelu jonka käyttöönotto voidaan suorittaa työn ohessa ilman raskaita koulutus ja perehdytystilaisuuksia. Ensimmäiset käyttökerrat ovat haasteellisimpia mutta jo muutaman kirjautumisen jälkeen palvelun käytöstä muodostuu rutiinia.

Käyttäjien tiedottaminen voidaan hoitaa esim. seuraavilla tavoilla:

A) Pyydetään käyttäjiä rekisteröitymään palveluun ja tämän jälkeen heidät liitetään käyttäjätiliin (ks. kohta "Tiedote käyttäjille")

B) Kutsutaan käyttäjät Buildlink palvelun kautta (ks. "Käyttäjien kutsuminen Buildlink palveluun").

Buildlink screen

Buildlink verkkosivuilla, videokanavassa ja blogikirjoituksissa on tarjolla ohjeistusta ja toimintamalleja käyttöönoton tukemiseen. Jatkossa käyttäjien tiedottamista voidaan tukea myös Buildlink-palvelun välityksellä.

 

A. Tiedote käyttäjille

Esimerkiksi seuraavanlainen tiedote voidaan toimittaa uusille käyttäjille sähköpostitse ja/tai paperitiedotteena:

Arvoisa yhteistyökumppanimme!

Olemme ottaneet käyttöön uudenlaisen kiinteistöjen tiedonhallintaa ja toiminnanohjausta tukevan Buildlink-verkkopalvelun. Tavoitteenamme on tehostaa kiinteistöjen tiedonvälitykseen ja tiedonhallintaan liittyviä toimintoja.

Palvelua hyödynnetään eri Internet-päätelaitteiden avulla (padit, mobiilipuhelimet, tietokoneet).

Palvelun avulla toimenpiteiden kirjaaminen on helppoa ja vaivatonta - kohteeseen liittyvät työt ja dokumentit löytyvät suoraan palvelusta. Tämä parantaa toiminnan laatua sekä vähentää turhaa työtä (puhelinsoitot, paperilaput, käynnit).

Käyttöohje:

Rekisteröityminen Buildlink-palveluun verkko-osoitteessa www.buildlink.fi ja rekisteröinnin yhteydessä tulee ilmoittaa sähköposti/käyttäjäntunnus palvelun ylläpitäjälle. Laittakaa käyttäjätunnus ja salasana huolellisesti talteen (kirjautumisen yhteydessä voitte tallentaa ne päätelaitteeseenne, jolloin kirjautuminen on jatkossa helppoa ja vaivatonta).

Toimittakaa palvelun tarjoajalle tiedot rekisteröitymisestänne (sähköpostiosoite). Tämän jälkeen ylläpitäjä liittää teidät palveluun, jonka jälkeen palvelu on valmis käytettäväksi.

Kirjauduttuanne palveluun buildlink.fi verkkosivustolla saavutte omalle profiilinäytölle. Näytöltä voitte valita kiinteistön johon liitettyjä tietoja ja/tai palveluita haluatte hyödyntää. Siirtyminen haluttuun kiinteistöön tapahtuu valitsemalla kiinteistökohtainen linkki. Voitte valita kiinteistön myös karttanäytöltä (sijainnit).

Tämän jälkeen olette näkymässä, johon on liitettynä kaikki kyseiseen kiinteistöön liittyvät palvelut ja tiedot. Palveluihin ja tietoihin siirtyminen tapahtuu aihekohtaisen linkin avulla.

Esimerkki:

Huoltomies valitsee Kiinteistöstä (esim. Oy Asunto) tehtävän "Huoltotyöt" klikkaamalla linkkiä. Huoltomies siirtyy kyseiseen tehtävälistaan, jossa näkyvät kaikki suoritetut tehtävät. Klikkaamalla "Lisää työ" hän kirjaa työn mitä on suorittamassa ja työn valmistuttua hän klikkaa "Aseta tehdyksi". Käyttäjä voi myös kuitata työn suoraan "Valmis" mikäli tehtävään kulunutta työaikaa ei haluta seurata.

Lisätietoja ja käyttäjätuki:

Ohjeistus on saatavilla verkosta: https://buildlink.fi/fi/instructions/

 

Yhteystiedot: ___________________________________________________.

 

Tekninen tuki: tuki@buildlink.fi

Huom! Tiedotteessa tulee mainita palvelua tarjoavan yrityksen yhteystiedot!

 

B. Käyttäjien kutsuminen Buildlink palveluun

Buildlinkin käyttäjähallinnan avulla käyttäjille voidaan lähettää kutsu suoraan palvelusta. Samalla käyttäjä liitetään Buildlink tiliin.

Käyttäjähallintaan päästään kirjautumisen jälkeen päänäytön oikeassa reunassa olevalla "Jäsenet"-linkillä.

Huom! Käyttäjän jäsennyystyyppi määrittelee käyttäjän oikeuksia palvelussa. Ylläpitäjien ja peruskäyttäjien kanssa täytyy olla huolellinen. Käyttöoikeuksia voidaan muuttaa helposti myös jälkikäteen.

Buildlink screen

 

Huomioitavaa

Käyttöönotto sisältää usein ennakoimattomia muuttujia ja olosuhteita. Organisaatiot ovat tottuneet viestittämään eri tavoin ja niiden toimintakultturit voivat vaihdella merkittävästi.

Systemaattinen ja toimintatapa käyttöönottoon liittyvissä asioissa helpottaa oleellisesti asioiden etenemistä. Käyttöönotto voidaan toteuttaa helposti ja tehokkaasti kun toimintamalli on mietitty ja siihen on sitouduttu.

 

Tekninen tuki

Palveluun liittyvissä teknisissä asioissa pyydämme olemaan yhteydessä Buildlink-tukipalveluihin.

tuki@buildlink.fi
Kiireellisissä asioissa: +358 40 5788750