Ohjeet Ylläpitäjä

Buildlink on kiinteistöjen ja niihin sijoitettavien kohteiden tiedonhallintaan ja viestintään liittyvä verkkopalvelukokonaisuus. Palvelun avulla on mahdollista hallinnoida kiinteistöjä, niissä toimivia sidosryhmiä sekä verkkosivustoja ja -palveluita. Buildlink tukee erityisesti kiinteistöissä paikan päällä tapahtuvaa toimintaa.

Buildlink palvelun tarkoituksena on tehostaa kiinteistöjen tiedon hallintaa sekä eri sidosryhmien välillä tapahtuvaa viestintää yksinkertaisella, standardilla ja helppokäyttöisellä tavalla.

Kiinteistöissä tapahtuvaa toimintaa voidaan kontrolloida ja palvelusta saatavien raporttien avulla tapahtumista ja toimenpiteistä saadaan selkeä kokonaiskuva.

Hallinnoinnista vastaavat ylläpitäjät liittävät palveluun eri rooleissa olevia sidosryhmiä, määrittelevät palveluiden kohteena olevat kiinteistöt sekä lisäävät kiinteistöihin erilaisia tieto- ja ylläpitopalveluita.

Ylläpitäjän toiminta Buildlink palvelussa video.

Kuva. Kiinteistöjen tiedonhallinta ja erilaiset sidosryhmät.

Palveluun voidaan liittää liittää olemassa olevia verkkosivustoja tai Buildlink-palvelulla tuotettuja verkkosivustoja.

Buildlink tarjoaa yleiskäyttöisiä lomake- ja dokumenttipohjia, joiden avulla voidaan tuottaa erilaisia informaatio- ja palveluresursseja. Kaikki Buildlink-verkkosivustot ovat responsiivisia ja suunniteltu toimimaan kaikissa päätelaiteissa.

Kuva. Buildlink palvelut ja verkkosivustot.

Palvelun hallintapaneelissa käyttäjä saa kokonaiskuvan kiinteistöistä ja niihin kytkeytyvistä palveluista.

• Kiinteistöt
• Sijainnit
• Tehtävät
• Kohteet
• Dokumentit
• Verkkosivut

Siirtyminen eri aihealueille tapahtuu palvelun oikeassa reunassa/yläkulmassa olevasta navigointivalikosta. Eri resursseja klikkaamalla päästään tarkempaan palvelukohtaiseen näkymään.

Kuva. Hallintapaneelinäkymä.

Kiinteistöissä on useita eri sidosryhmiä kuten asukkaat, huoltohenkilöstö, omistajat, siivoustyöntekijät sekä isännöinnistä, kunnossapidosta ja markkinoinnista vastaavat tahot. Sidosryhmien hallintanäkymään siirrytään oikeassa reunassa olevan "Jäsenet" -linkin avulla.

Käyttäjät voidaan liittää asiakastiliin kahdella eri tavalla (Kuva. Jäsenten hallintanäkymä):

1. Lisätään jo rekisteröitynyt käyttäjä jäseneksi (Lisää jäsen)

2. Lähtetään käyttäjälle kutsu, jonka kautta käyttäjä liitetään asiakastiliin (Lisää kutsu)

Palvelun ylläpitäjä syöttää käyttäjän käyttäjätunnuksen tai sähköpostiosoitteen sekä määrittelee käyttöoikeustason ("Ylläpitäjä", "Käyttäjä", "Loppukäyttäjä").

Käyttäjäroolit

Ylläpitäjä

• Kiinteistöjen hallinta (lisäys, muokkaus, poisto)
• Käyttäjien hallinta (lisäys, muokkaus, poisto)
• Tehtävien hallinta (lisäys, muokkaus, poisto)
• Sivujen hallinta (lisäys, muokkaus, poisto)

Käyttäjä

• Sivujen hallinta (lisäys, muokkaus, poisto)
• Tehtävien hallinta (lisäys, muokkaus, poisto)

Loppukäyttäjä

• Sivujen käyttö (tunnistautuminen)

Kuva. Jäsenten hallintanäkymä.

Buildlink palvelussa kaikki informaatio- ja palveluresurssit kiinnittyvät kiinteistöihin. Kiinteistöjen hallintanäytölle päästään sivuvalikosta "Kiinteistöt"-linkillä. Myös "Hallintapaneelissa" on listattuna kaikki samat kiinteistöt.

Eri kiinteistöjen omaan näkymään pääsee valitsemalla kiinteistölistasta kyseisen kiinteistön linkkiosoite ja klikkaamalla sitä. Siirtyminen haluttuun kiinteistöön voi tapahtua myös karttanäkymästä.

Kiinteistöjen luominen ja muokkaus tapahtuvat näytön oikeassa reunassa tai oikeassa yläkulmassa olevan valikon kautta.

Kiinteistöihin liittyvät tiedot:

• Kiinteistön tai toimipisteen nimi
• Kiinteistön yksilöivä tunniste (esim. kiinteistönumero)
• Kiinteistön osoite
• Kiinteistön sijaintitieto
• Kiinteistön tyyppi (Asuinkiinteistö, Toimistokiinteistö, Liikekiinteistö, Teollisuuskiinteistö, Varastokiinteistö tai muu kiinteistö)

Kuva. Kiinteistöt näkymä.

Kuva. Kiinteistön luominen.

Kuva. Kiinteistökohtainen näkymä.

Buildlink palvelussa on valmiita lomakepohjia joiden avulla voidaan tuottaa yleisiä kiinteistöjen tiedonhallintaa ja toimintaa tukevia verkkopalveluita.

Yleiskäyttöisten verkkosivujen avulla voidaan sekä jakaa että kerätä informaatiota. Kaikki sivut liitetään kiinteistöihin mikä helpottaa ja selkeyttää niiden hallinnointia.

Sivujen luominen

Uuden sivun luominen tapahtuu kiinteistöhallintanäytöllä sivuvalikosta olevasta linkistä "Luo sivu". Valitse linkistä haluttu sivutyyppi ja täytä sivun edellyttämät otsikko ym. tiedot. Kun olet luonut verkkosivun testaa aina sivun toimivuus.

Uusi sivusto liitetään aina johonkin valittuun kiinteistöön, kohteeseen tai palveluun. Sivupohjia on useita erilaisia ja niitä voidaan soveltaa monin eri tavoin tietojen ja palveluiden jakamisessa ja tietojenkeruussa.

Buildlink verkkosivut toimivat kaikissa päätelaitteissa - ei erillisiä sovelluksia tai palveluiden lataamista. Samat ulkoasuratkaisut toimivat eri päätelaitteissa ja käyttöjärjestelmissä.

Kuva. Verkkosivun luominen ja sivutyypin valinta.

Buildlink-sivun luominen on kaksivaiheinen toimenpide. Aluksi valitaan sivutyyppi ja sitten tuotetaan varsinaisen sivun sisältö. Sivutyyppi määrittelee sen millainen lomakepohja on ja mitä tietoja siihen liittyy.

Linkkisivun tuottaminen.

Linkkisivun avulla kiinteistöön voi liittää mitä tahansa verkossa olevia tietoresursseja. Verkkosivut voivat olla julkisia tai sivut voivat edellyttää kirjautumista.

Sivutyypit kiinteistönäkymässä.

Linkkien avulla käyttäjät voidaan ohjata halutulle verkkosivustolle. Esimerkiksi käyttäjä voidaan ohjata suoraan verkossa olevaan Google-dokumenttiin tai Facebook-sivustoon.

Buildlink hyödyntää standardeja mobiilikoodeja (QR ja NFC). Koodien avulla kiinteistössä olevat fyysiset kohteet saadaan kytkettyä saumattomasti verkkopalveluihin. Koodeja on mahdollista liittää:

• Kiinteistöihin (rakenteet, kiinteät kohteet)
• Kiinteistöissä oleviin kohteisiin (laitteet, välineet, koneet ja muu irtaimisto)
• Dokumentteihin
• Tehtäviin

Mobiilikoodien (QR-koodit) liittäminen tapahtuu käyttöliittymässä olevan "Tagit" painikkeen avulla. Tageja voidaan liittää eri tasolla oleviin tietoresursseihin ja samaan kohteeseen on mahdollista liittää useita tageja. Kiinteistöissä tageja voidaan sijoittaa esimerkiksi sisääntuloväylille, kerrostasanteisiin tai asuntoihin. Teolliset valmistajat voivat liittää samaan laitteeseen useita tageja.

Painotuotteet

Valmiiksi tuotetut mobiilikoodit voidaan liittää suoraan kohteisiin ja ovat heti käytettävissä. Koodeihin voidaan liittää erilaista oheisinformaatiota kuten tekstiä, symboleja, logoja ja brändejä. Mobiilikoodeja on saatavissa eri materiaaleina ja eri kokoisina arkkeina, rullina ja muina painotuotteina (ml. NFC koodit).

Käyttäjä voi määritellä tarvittaessa mistä erästä tagit luodaan (edellyttää, että erillisiä painotuotteita on tilattu ja ne on liitetty asiakastiliin).

Kuva. Tagien liittäminen haluttuun kohteeseen.

Buildlink palvelussa on mahdollista hallinnoida dokumentteja, jotka voidaan liittää kiinteistöihin tai siellä sijaitseviin kohteisiin.

Tälläisiä dokumentteja voivat olla esimerkiksi:

• Ohjeistukset
• Tiedotteet
• Luettelot
• Sopimukset
• Pohjapiirrokset
• Suunnitelmat ja raportit

Dokumentteihin voidaan liittää erilaisia metatietoja, joiden avulla niihin voidaan kytkeä oheisinformaatiota ja niiden hallinta helpottuu.

Dokumenttien näkyvyyttä voidaan rajoittaa siten, että ylläpitäjät tai kirjautuneet käyttäjät voivat hallinnoida ja hyödyntää niitä laajemmin kuin muut käyttäjät.

Kuva. Dokumenttiin liittyvien tietojen syöttäminen ja dokumentin tallentaminen.

Kuva. Dokumentin tiedot.

Kuva. Dokumenttilista.

Buildlink-kiinteistöissä voidaan hallinnoida tehtäviä ja kontrolloida niiden suorittamista (työt/toimenpiteet).

Palvelun ylläpitäjät ja määritellyt käyttäjät voivat lisätä uusia tehtäviä. Kaikkiin tehtäviin voidaan liittää käyttäjille näkyvä ohjeistus. Lisäksi käyttäjille voidaan tarjota mahdollisuus liittää tehtäviin dokumentaatiota kuten esimerkiksi valokuvia tehtävään kohdistuvien toimenpiteiden tueksi.

Toimenpiteiden tila on määriteltävissä ja toimenpiteiden kestoa voidaan kontrolloida. Tehtävien suorittamista voidaan seurata reaaliaikaisesti.

Loppukäyttäjä voi siirtyä tehtäviin joko navigoitumalla palvelusta tai suoraan tehtävään liitetyllä mobiilikoodilla.

Kuva. Uuden tehtävän lisääminen.

Kuva. Kiinteistö ja siihen liitetyt tehtävät.

Yksittäisen tehtävän työlistaan/toimenpiteisiin päästään klikkaamalla otsikko-kentässä olevaa linkkiä.

Kuva. Tehtäväkohtaiset toimenpiteet/työt.

Tehtävien edistymistä ja tilannetta voidaan seurata reaaliaikaisesti.

Buildlink-palvelussa voidaan hallinnoida kiinteistöissä sijaitsevia kohteita. Kohteet voivat olla kiinteistön kiinteitä rakenteita tai niihin sijoitettavia laitteita ja/tai välineitä.

Palvelun ylläpitäjät ja määritellyt käyttäjät voivat lisätä uusia kohteita, joihin voidaan liittää tapahtumia ja dokumentteja.

Kuva. Uuden kohteen lisääminen.

Kuva. Kiinteistö ja siihen liitetyt kohteet.

Yksittäiseen kohteeseen tallennettuihin tietoihin ja palveluihin päästään klikkaamalla otsikko-kentässä olevaa linkkiä.

Kuva. Kohteeseen liittyvät tieto- ja palveluresurssit (tässä kohteessa "Tapahtumat").

Tapahtumiin päästään klikkaamalla otsikko-kentässä olevaa linkkiä. Uuden tapahtuman lisääminen tapahtuu klikkaamalla "Lisää tapahtuma painiketta".