Kiinteistöjen managerointia on mahdollista tehostaa modernin tietotekniikan avulla. Keskeisenä päämääränä on toiminnan läpinäkyvyyden parantaminen ja työn laadun tehostaminen mm. päälekkäistä työtä karsimalla. Tavoitteena myös edistää eri tietojärjestelmiä hyödyntämistä sekä luoda niitä tukevat toiminta- ja organisaatiomallit.
Kiinteistöjen manageeraus Vuokrataloyhtiössä
Viialan Asuntotuotannolla on 15 vuokrataloa, joissa on yhteensä lähes 300 asuntoa. Pienellä henkilökunnalla joudutaan hallinnoimaan suurta määrää kiinteistöihin ja asuntoihin liittyvää informaatiota.
Viialan Asuntotuotannon tavoitteena on tehostaa kiinteistöjen viestintää ja tiedonhallintaa modernin tietotekniikan avulla hyödyntämällä modernia teknologiaa ja mobiilipalveluita. Modernin tiedonhallinnan ja viestinnän kehittämiseksi on kesällä 2016 tehty järjestelmäkehitystä ja mietitty uusia toimintamalleja.
Lähtökohtana on se, että palvelun ylläpitäjällä on selkeä kokonaiskuva hallinnoitavista kiinteistöistä. Modernit ratkaisut on toteutettu responsiivisilla mobiilitekniikoilla, joten informaatioresurssien hallinta voi tapahtua paikasta riippumatta.
Palveluissa yhdistyy sidosryhmäajattelu, joka kattaa palvelun ylläpito-organisaation, asukkaat, huolto-organisaation sekä tarvittaessa myös laitetoimittajat. Viestintä tapahtuu pitkälti kiinteistöihin suoraan kytkeytyvien verkkopalveluiden avulla.
Toimintamalleja ja palveluita kehitettäessä erityisenä haasteen on saada eri sidosryhmät tietoisiksi uusista palveluista ja ennen kaikkea saada heidät sitoutumaan palvelun rutiininomaiseen käyttöön.
Huomiota kiinnitetään asiakaspalvelun laatuun ja ajantasaiseen tiedottamiseen. Palveluiden tulee olla myös helppokäyttöisiä.
Vuokra-asuntojen hallinta
Kokonaisratkaisu sisältää verkkosivut, vuokrahallinnointia tukevan erillisen sovellusohjelmiston sekä Buildlink-verkkopalvelun.
Verkkopalvelussa voidaan hallinnoida paitsi kiinteistöjä niin myös niissä olevia asuntoja. Asuntokohtaisesti niiden tila (vapaa, remontissa, varattu) määrittelee näkyvyyden verkkopalvelussa.
Asuntoihin voidaan liittää vapaamuotoisesti esimerkiksi Googlen palveluissa ylläpidettävää informaatiota (Ylläpito Google drivella näkyvyys viialanasuntotuotanto.fi verkkosivuilla).
Vapaana olevat asunnot löytyvät ajantasaisina Viialan asuntotuotannon verkkosivuilta. Asunnoista kiinnostuneet asiakkaat voivat laittaa asuntohakemuksen vireille suoraan palvelusta. Hakemukset tallentuvat suoraan taulukkolaskentaohjelmistoon, josta niiden jatkojalostaminen on helppoa. Reaaliaikaisuus ilmenee mm. siten, että uudesta hakemuksesta tulee ilmoitus suoraan kiinteistöjen manageeraajan sähköpostiin.
Sähköiset ilmoitustaulut
Kiinteistökohtaisille sähköisille ilmoitustauluille voidaan jakaa reaaliaikaisesti informaatiota. Valmiit elektroniset ilmoitustaulupohjat ovat helposti ylläpidettäviä. Niihin on mahdollista liittää mitä tahansa tekstiä, kuvia tai multimediamateriaalia. Ilmoitustaulujen kautta on mahdollista välittää myös asukaspalautetta ja vikailmoituksia.
Kiinteistöön on sijoitettu mobiilikoodeihin perustuva ilmoitustaulu, josta löytyvät kiinteistökohtaiset ajantasalla olevat tiedot. Vaihtoehtoina ovat yleinen kiinteistöön liittyvä tiedotus, palautteet sekä vikailmoitusliittymä, josta vikailmoitukset saadaan keskitetysti yhteen paikkaan. Buildlink informaatiotaulua voidaan täydentää Buildlink tageilla ja/tai palveluntarjoajien omilla lisäpalveluilla, jotka voidaan liittää asiayhteyksissään kiinteistöissä oleviin kohteisiin.
Buildlink palvelu on integroitu osaksi verkkosivuja ja muita verkkopalveluita. Saumaton integraatio mm. Googlen palveluihin mahdollistaa kiinteistöihin liittyvien dokumenttien jalostamisen parhailla työkaluilla. Erityisenä vahvuutena on välineiden yleiskäyttöisyys sekä pitkälle kehitetyt palvelut erilaisten dokumenttien hallinnointiin ja jakamiseen.
Toimintamalleilla ja teknologioilla haetaan skaalautuvuutta ja kustannustehokkuutta. Sama palvelukokonaisuus tarjoaa ratkaisuja moneen eri käyttöalueeseen.
Huolto- ja ylläpitopalvelut
Huollosta ja ylläpidosta vastaavat tahot kirjautuvat Buildlink-palveluun, jossa heille muodostuu kokonaisnäkemys kiinteistöistä ja niihin liittyvistä (huolto- ja ylläpito) resursseista.
Palvelua hyödyntävät toimijat voivat siirtyä toimenpiteiden kohteena olevan kiinteistön näytölle, jonne esimerkiksi huoltotoimet voidaan kirjata ja josta kirjaukset/toimenpiteet näkyvät reaaliaikaisesti käyttöoikeudet omaaville tahoille. Huoltohenkilöstö voi liittää palveluun tekstiä, valokuvia ja muita dokumentteja.
Buildlink mahdollistaa kiinteistöihin liittyvien toimintojen kontrolloinnin, seurannan ja raportoinnin.
Toiminta ja palvelut kehittyvät jatkuvasti
Kiinteistöjen manageerauksen näkökulmasta strateginen suunta on tiedossa ja asioita viedään määrätietoisesti eteenpäin. Palveluiden ja toimintamallien sisäänajaminen vaatii aikansa. Tietyt asiat toimivat paremmin kuin toiset - toimivat digitaaliset ratkaisut otetaan laaja-alaisempaan käyttöön.
Kysymys ei ole suoranaisesta kehittämishankkeesta vaan pikemminkin inkrementalistisesta, vähittäin tapahtuvasta toiminnan kehittämisestä, joka tapahtuu muun toiminnan ohella. Käytännönläheisessä toiminnassa hyödyt konkretisoituvat jo varhaisessa vaiheessa.