Kiinteistöjen tiedonhallintapalvelut uudistuvat nopeasti. Moderneilla verkkopalveluilla voidaan päästä nopeasti ja kustannustehokkaasti liikkeelle - ja ne soveltuvat sekä hinnoittelun että käyttötarkoituksen mukaan kaiken kokoisille yrityksille.
Buildlink on uudenlainen verkkopohjainen kiinteistöjen tiedonhallinnan, toiminnanohjauksen ja asiakaspalvelun ratkaisu, jossa palvelun yleiskäyttöisyys ja käytettävyys on nostettu keskiöön. Palvelua on kehitetty alusta alkaen käyttäjien ehdolla.
"Monissa yrityksissä kiinteistöjen tiedonhallintaratkaisun hankinta ja käyttöönotto on pitkäaikainen prosessi, joissa tutustutaan eri vaihtoehtoihin, pidetään palavereja, arvioidaan ja arvuutellaan mitä kaikkia ominaisuuksia palvelussa olisi ja miten loppukäyttäjät saadaan käyttämään ja sitoutumaan palveluiden käyttöön. "
Palvelun hankinta ja käyttöönotto voi olla myös virtaviivainen, helppo ja nopea prosessi. Jos yritys on hankkimassa uutta tietojärjestelmää, johon sitoudutaan useiksi vuosiksi niin on tärkeätä perehtyä syvällisesti eri vaihtoehtoihin (Trial/pilotointi-käyttö). Palveluntarjojan referenssit eivät aina anna oikeaa kuvaa, koska organisaatioilla on erilaisia tarpeita, ne toimivat erilaisissa olosuhteissa ja erilaisilla resursseilla. Eri vaihtoehtoihin tutustumalla saa paitsi vertailupohjaa niin monesti myös hyviä ideoita.
Palvelun liittyminen olemassa oleviin työprosesseihin ja toimintamalleihin
Teknologioista puhuttaessa on tärkeätä muistaa, että teknologioiden käyttö edellyttää myös uudenlaisia tapoja toimia (toimintamallit). Toiminta- ja organisaatiomallien tulee tukea toimintaa ja mahdollistaa se että asiat sujuvat tehokkaasti ja laadukkaasti. Organisointimallit ovat tärkeitä erityisesti ympäristöissä joissa on useita toimijoita ja sidosryhmiä. Haasteena on mm. se kuka palvelun ylläpidosta vastaa, kuka rahoittaa palvelun ja kenelle palveluita tarjotaan. Eri toimijoilla on erilaisia intressejä joten myös saavutettavat hyödyt ovat erilaisia.
Työprosessit ja toimintamallit vaihtelevat suuresti eikä mitään yksittäistä ja oikeaa menetelmää ole olemassa. Asiakkaan ymmärrys omasta toimintaympäristöstään on lähtökohta työ- ja toimintamallien määrittelyllä ja kehittämiselle. Buildlink palvelun tavoitteena on olla selkeä ja informatiivinen tässä suhteessa. Buildlink verkkosivuilta, blogista, uutiskirjeistä ja sosiaalisesta mediasta saa kattavaa tietoa palvelusta - Tiedotus on avointa emmekä ole tyhjiössä ja "piilossa" salasanojen takana.
Toimintamallien määrittelyssä tulee huomioda paitsi tavoiteltavat hyödyt ja lisäarvot niin myös palvelun luonne (mahdollisuudet, rajoitteet), työntekijöiden kyvyt (osaaminen, motivaatio) sekä laajemmin palvelun kytkeytyminen muihin toimintamalleihin ja työskentelytapoihin. Keskeisiä kysymyksiä ovat mm. se miten, missä laajuudessa, millaisissa tilanteissa ja kenen toimesta palvelua hyödynnetään.
Oheisessa kaaviossa on esitetty yksinkertainen toimintamalli. Aina kun työntekijä saapuu kohteeseen hän siirtyy Buildlink-palvelussa kyseiseen kiinteistöön/työmaalle. Mobiilipalvelu tukee kyseistä toimintamallia mahdollisimman saumattomasti. Palvelun käyttöliittymä on helposti ymmärrettävä. Siirtyminen kiinteistöön, tehtävien aloittaminen ja lopettaminen on nopeata ja virtaviivaista. Mikäli käyttäjän odotetaan tekevän jotakin erityistä (esim. hänen tulee kirjata projektinumeroita, kustannuspaikkoja tms.) toimintamallia tarkennetaan (ja se muuttuu monimutkaisemmaksi). Toimintamallien tulisi olla yksinkertaisia ja virtaviivaisia; joka tapauksessa haasteena on mm. se, miten käyttäjää tiedotetaan, ohjeistetaan ja ennen kaikkea saadaan toimimaan tietyllä tavalla.
Buildlink -palveluun liittyvä toimintamalli.
Palvelun liittyminen muihin teknisiin ratkaisuihin ja palveluihin
Miten uudet teknologiset ratkaisut (mobiilipalvelut) soveltuvat yrityksen aiempaan tietoarkitehtuuriin ja -kulttuuriin? Voidaanko tekniset ratkaisut liittää jo olemassaoleviin ratkaisuihin esimerkiksi modernien integraatiorajapintojen avulla vai ovatko palvelut täysin itsenäisiä?
Teknologioiden käytössä täytyy huomioida myös se, että useiden eri järjestelmien hyödyntäminen lisää kompleksisuutta, luo redundanssia ja monia muita haasteita. Yrityksellä saattaa olla useita eri tietojärjestelmiä, jotka aiheuttavat kitkaa käyttöönotossa, päällekkäisissä palveluissa ja monissa informaation käsittelyyn ja hallintaan liittyvissä asioissa. Tästä syystä on etua, jos samalla palvelulla voidaan yhtenäisellä tavalla suorittaa useita eri toimintoja. Verkkopohjaisissa ratkaisuissa luontevana käyttöliittymänä toimii verkkoselain.
- Buildlink tarjoaa erinomaiset rajapinnat erilaisiin ulkoisiin tietojärjestelmiin. Tämä ei ole pelkkää sanahelinää, vaan asian voi todeta vaikkapa tutustumalla avoimesti verkossa olevaan Buildlink-rajapintakuvaukseen.
- Buildlink palveluun voidaan liittää helposti erilaisia verkkoresursseja mm. URL-linkkeinä (esim. Google Drive). Näin verkossa olevia dokumentteja voidaan ylläpitää ja jakaa yhdestä paikasta.
- Buildlink tukee itse järjestelmään linkittämistä (URL osoitteisiin voidaan viitata ulkopuolisista lähteistä).
Kiinteistöhuolto Oy esimerkki
Esimerkkitapauksena on Kiinteistöhuolto Oy niminen kuvitteellinen yritys. Yrityksellä on huollettavanaan 20 kiinteistöä ja yrityksellä on kolme työntekijää.
Kiinteistöhuolto Oy:n työpäällikkö omaa perustiedot verkkopalveluista, erityisesti selainohjelmiston käytöstä. Huoltomiehet ovat käyttäneet mobiilipuhelintaan lähinnä verkkoselailuun ja sähköpostin käyttöön. Kiinteistöhuolto Oy:n haasteena on ollut eri kiinteistöissä tapahtuvien toiminpiteiden seuranta, yleinen tiedottaminen ja viestinvälitykseen liittyvät ongelmat.
Aloitamme tilanteesta, jossa Kiinteistöhuolto Oy on käynyt tutustumassa Buildlink palveluun verkkosivuilla ja todennut että palvelu saattaa tarjota ratkaisun heidän tarpeisiinsa. He päättävät tilata yritykselleen testitunnukset Buildlink-palveluun. Asiakastili luodaan jo ensimmäisen puhelinkeskustelun aikana.
Kun tili/palvelu on perustettu palvelun ylläpitäjä (myöh. Työpäällikkö) pyytää myös käyttäjiä (myöh. huoltomiehiä) rekisteröitymään Buildlink palveluun.
Rekisteröidyttyään ja kirjauduttuaan palveluun työpäällikkö lisää palveluun rekisteröityneet huoltomiehet Kiinteistöhuolto Oy:n asiakastiliin (kuva).
Kiinteistöjen lisääminen ja ylläpito
Työpäällikkö syöttää palveluun 20 huoltosopimuksen piirissä olevaa kiinteistöä sekä tallentaa niiden sijaintitiedot (helpottaa navigointia jatkossa).
Kiinteistöjen perustiedot ovat hänellä mapissa pöydällä ja niiden syöttäminen palveluun tapahtuu vikkelästi ja puolen tunnin kuluttua kiinteistöt ovat tallennettu järjestelmään.
Kiinteistöihin liitettävät huoltokirjat
Jokaiseen kiinteistöön on liitetään kaksi huoltokirjaa. Toinen omille huoltomiehille toinen sähkötöistä vastaavan alihankkijayrityksen huoltotoimille.
Työpäällikkö ja huoltomiehet voivat kirjautua missä tahansa Buildlink palveluun. He näkevät reaaliaikaisesti kaikki kiinteistöt sekä niihin liitetyt tehtävät. Kun huoltomies siirtyy tehtävälomakkeelle hän voi kirjata mitä hän on tehnyt ja kaikki Kiinteistöhuolto Oy:n jäsenet näkevät mitä missäkin tapahtuu.
Käyttäjät voivat tallentaa kiinteistöihin myös teknisiä dokumentteja, asennusohjeistuksia tai vaikkapa kiinteistökohtaisia keskusteluaihioita, joissa he voivat vaihtaa tietoa ja kuulumisia.
Yhteenveto
Havainnollisuuden vuoksi käyttöönottoa esiteltiin pienellä aineistolla. Todettakoon, että Buildlink-palvelu skaalautuu kiinteistöjen-, käyttämäärien- ja muiden verkkopalveluiden osalta helposti myös suurten yrityksien palveluratkaisuksi. Lisää aiheesta Buildlink-palvelun ohje-sivuilta.