Verkkopalveluiden käyttöä kritisoidaan usein siitä, että eri toimenpiteet vievät aikaa eikä niitä pystytä hyödyntämään työn ohessa - tämä koskee erityisesti käyttöönottovaihetta. Monimutkaiset ja vaikeakäyttöiset verkkopalvelut vaativat monia eri toimenpiteitä ennen kuin niistä saadaan käytännön hyötyjä.
Olemme kellottaneet tyypillisiä Buildlink-palvelun käyttöön liittyviä käyttötapauksia. Haluamme osoittaa, että Buildlink-palvelun käyttöönotto ja rutiinikäyttö on nopeaa ja tehokasta. Konkreettiset toimenpiteet on esitelty tarkemmin Buildlink-käyttöohjeissa.
Käyttöönotto ja uusien resurssien lisääminen
1 min - Kirjautuminen palveluun
Palveluun kirjautuminen on virtaviivainen toimenpide. Käyttäjä siirtyy Buildlink-palveluun verkko-osoitteessa www.buildlink.fi ja valitsee palvelun oikeasta yläkulmasta "Kirjaudu".
Kirjautumista voidaan nopeuttaa 1) tallentamalla Buildlink-palvelun URL-osoite selaimen kirjanmerkiksi sekä 2) tallentamalla käyttäjätunnus ja salasana päätelaitteen/tietokoneen muistiin (kirjautumisen yhteydessä selainohjelma yleensä kysyy tallennetaanko tiedot).
1 min - Uuden käyttäjän lisääminen palveluun
Ylläpitäjä valitsee hallintapaneelista kohtaan "Jäsenet".
Täyttää lomakkeelle jäsenen/käyttäjän tiedot. Tässä on oletettu, että jäsenen perustiedot ovat valmiina saatavissa ja tiedossa.
1 min - Uuden kiinteistön lisääminen palveluun
Ylläpitäjä siirtyy hallintapaneeliin ja valitsee "Kiinteistölistan"
Kiinteistölista näkymästä valitaan toiminto "Luo".
Täytetään kiinteistön perustiedot sekä sijaintitieto.
1-2 min - Laitteen lisääminen kiinteistöön (Asset Management)
Ylläpitäjä siirtyy hallintapaneeliin ja valitsee "Kiinteistölistan".
Käyttäjä valitsee kiinteistön, jonne haluttu kohde (esim. laite) on tarkoitus sijoittaa.
Käyttäjä lisää uuden kohteen valikossa olevan "Luo kohde" linkin avulla ja täyttää kohteeseen liittyvät tiedot.
Haasteellisemmassa tapauksessa laitteeseen voidaan liittää vielä mobiilikoodi. Tällöin käyttäjä valitsee kyseisestä kohteesta mobiilikoodit ja liittää uuden koodin kohteeseen.
Rutiininomainen käyttö
1 min - Kiinteistökohtaisten tietojen hyödyntäminen
Käyttäjä siirtyy hallintapaneeliin ja valitsee "Kiinteistölistan".
Käyttäjä valitsee kiinteistön, jonka tietoja on tarkoitus hyödyntää.
Käyttäjä valitsee kiinteistökohtaisissa resursseista halutun informaation.
Huom! Mikäli kohde hyödyntää mobiilikoodeja on prosessi nopeampi. Käyttäjä lukee mobiilikoodin ja siirtyy suoraan haluttuun kohteeseen.
1-2 min - Toimenpiteen kirjaaminen
Käyttäjä siirtyy hallintapaneeliin ja valitsee "Kiinteistölistan".
Käyttäjä valitsee kiinteistön, jossa toimenpide on tarkoitus suorittaa.
Käyttäjä valitsee kohteen, jonka tietoja hän haluaa tarkastella tai lisää uuden toimenpiteen. Ajankäyttö riippuu toimenpiteen luonteesta ja tallennettavien tietojen määrästä. Valokuvien ja muiden dokumenttien liittäminen lisää aikaa - tähän vaikuttaa useat Buildlink-palvelusta riippumattomat asiat (dokumentin sijainti, kuvissa tietoverkon nopeus jne.).
Huom! Mikäli kohde hyödyntää mobiilikoodeja on prosessi nopeampi. Käyttäjä lukee mobiilikoodin ja siirtyy suoraan haluttuun kohteeseen.
Esimerkki Buildlink-palveluun liittyvästä ajankäytöstä
Palvelukokonaisuus kohdistuu yritykseen, jossa on Buildlink 10 käyttäjää, joista 2 on ylläpitäjiä. Yrityksellä on 80 kiinteistöä, joissa kaikissa on kiinteistökohtainen huoltokirja sekä kolmesta viiteen ylläpidettävää kohdetta (Asset Management).
Laskelma perustuu tekemäämme selvitykseen
Oletuksena on, että yrityksellä on tiedossaan 1) henkilöiden perustiedot, 2) kohdekiinteistöt (tai osa niistä) ja 3) kiinteistöissä olevat kohteet. Mikäli kyseisiä taustatietoja ei ole käytettävissä Buildlink ei voi niiden selvittämisessä tuoda lisäarvoa ja ne täytyy nähdä muilla tavoin mitattavina asioina.
Ajankäytöllisesti kymmenen käyttäjän kutsuminen Buildlink-palveluun kestää alle 10 minuuttia. 80 kiinteistön lisääminen sijaintitietoineen ja kiinteistökohtaisine huoltokirjoineen kestää maksimissaan 2 h. Kohteiden lisääminen (keskimäärin 4 kpl) kestää 5 minuuttia per kiinteistö.
Kun palveluita hyödynnetään tilannekohtaisesti työn ohessa saattaa mm. muiden sovelluksien käyttö ym. tekijät häiritä/keskeyttää käyttöä. Tämä tuo tiettyä viivettä. Samoin erilaiset tekniset ongelmat ja virhekirjaukset saattavat monimutkaistaa kayttöä.
Huomioita
Buildlink-palvelut toimivat kaikissa päätelaitteissa ja tietokoneissa. Pöytäkoneella eri toimenpiteiden suorittaminen on nopeampaa johtuen mm. suuremmasta näytöstä ja hiiri-näppäimistö -käyttöliittymästä.
Mobiililaitteet saattavat sisältää erilaisia ominaisuuksia ja asetuksia jotka voivat virtaviivaistaa tai hankaloittaa käyttöä. Toistuvissa toimenpiteissä mobiililaitetta tulisi optimoida tilanteen mukaan.
Käyttäjät rekisteröityvät palveluun ja joutuvat perehtymään tiettyihin perusasioihin. Toimenpiteet (samoin kuin hyödyt) kertaantuvat sitä mukaan kun eri toimintoja tehdään.
Vertailun vuoksi voidaan ajankäyttöä miettiä seuraavilla argumenteilla (ajankäyttö ja kustannukset).
- Asioiden hoitaminen paperilla ja puhelimessa
- Turha asiointi kiinteistöissä/kohteessa
- Epäselvä huoltotoimenpide (selvitys, reklamaation hoitaminen)
- Kokonaiskuvan puuttuminen (toiminnan painopisteiden suuntaaminen/kehittäminen)
Digitaalisaatiolla ja toimivilla verkkopalveluilla saavutetaan monia välillisiä hyötyjä, joiden arvottaminen ja mittaaminen on hankalaa; Viestinnän tehostuminen, toimenpiteiden kirjautuminen "muistiin", toiminnan läpinäkyvyys.
Kun yrityksen kilpailukykyä ja tehokkuutta arvioidaan on tärkeää huomioida että kaikki toiminnasta aiheutuvat hyödyt ja haitat kertaantuvat - joka päivä ja joka kerta!